בפוסט הקודם "ניהול זמן- חלק א'" סיפרתי לכם על הסמינר המרתק שהעביר סער פאר מחברת "מגנט". אחד מהכלים שסער המליץ להשתמש בהם לניהול זמן יעיל הוא ה-  BABY STEPS

בפוסט זה אשתף אתכם בדוגמה מהחיים שלי על יישום ושימוש ב  BABY STEPS. כמו שאומרים – "לא נגענו":

כבר שנים שאני רושם לעצמי באחד התאים בראש שאני צריך לסדר לילדות אזרחות צרפתית. כל זמן שעובר הדרישות יהיו יותר קשות ובכלל איזה חוסר אחריות שלא סגרתי את הפינה הזאת מזמן, ואיך אפשר לא להתאחד עם האיחוד האירופי.

אבל אז אני מסתכל מילימטר שמאלה למשימה אחרת שגם דורשת ביצוע – לאסוף חבילה מהדואר של עוד כל מיני שטויות שהזמנתי מ"דיל אקסטרים" (נצנץ לסמארטפון בדולר אחד בלבד, לא תקנה?).

מה עושים … מה עושים… משימה של 5 דקות או משימת- על שאין לי מושג אך לתקוף בכלל… טוב נו נתחיל מהדואר ואח"כ נתגלגל.

זה בדיוק הקיפוח שלו זוכות משימות העל, כי זה לא יגמר בדואר אחרי זה אני אמצא עוד איזה משימה קטנה שאני "חייב" לעשות לפני, כדי להשקיט את המצפון הצרפתי שלי עד הפעם הבאה.

אז לא עוד!

יום אחד אזרתי אומץ ושאלתי את עצמי מהו ה-  BABY STEP הראשון שאני צריך לעשות כדי שהבנות ינפנפו בשיק בדרכון צרפתי?

למצוא מה מספר הטלפון של השגרירות בצרפת, זאת על פי תורת ה BABY STEPS משימה מכובדת.

והחשוב מכל הסיפוק העצמי – גם אם זה יהיה הדבר היחיד שאני אעשה היום בשביל לקדם את המשימה שלי אני אהיה מבסוט מעצמי.

אחרי זה המשימות הבאות – להוציא רשימת מסמכים להנפקה ואז לפרק כל מסמך כזה לעוד תתי משימות עד שאני אגיע למשימת אטום.

תעדוף משימות- שיטת האינטרוואלים של אמיר

איך בכלל מתחילים בניהול של כל המשימות? אז ככה: קודם מתחילים עם רשימה ענקית שאליה שופכים את כל המשימות – משימות-על , BABY STEPS , משימות מסוגים שונים בלי כל קשר ביניהם. זאת רשימה שמשחררת את התאים במוח מלזכור.

לאחר מכן אפשר לסדר את המשימות מהרשימה לרשימת משימות לפי נושאים.

בתחילת כל יום כותבים רשימת משימות יומיות, כשלמחרת בודקים מה בוצע ומה דורש עדיין טיפול.

ואיך בוחרים מה יותר דחוף לטיפול ומה פחות? פשוט בודקים לאיזה רביע בטבלה הבאה נופלת כל משימה :

דוגמה למשימות חשובות ודחופות – הרשמה ללימודים שעומדת להיסגר, הכנה לישיבה שעומדת להתרחש.

דוגמה למשימות חשובות אך לא דחופות – זמן איכות עם אחד הילדים או עם בן/בת הזוג, לדאוג לפנסיה, רעיון ייעול כלשהוא במקום העבודה שיכול לחסוך לנו הרבה זמן.

דוגמה למשימות לא חשובות אך דחופות – טלפון שמצלצל, קולגה שתופס אותנו לשיחת מסדרון.

דוגמה למשימות לא חשובות ולא דחופות – לסדר את המחסן, לענות לסקר.

למשימות הדחופות (מהרביע ה1 ו-3) אין מה לדאוג. תמיד יהיה מישהו או משהו שיזכיר לנו לבצע אותן, אך אנו צריכים לזכור לתעדף את המשימות מהרביע 1 על פני אלו מרביע 3.

המשימות שאנו נוטים להזניח שלא בצדק אלו המשימות החשובות אך לא דחופות (רביע 3), אלו משימות שלפעמים לא תורמות לנו בטווח הקרוב אבל יכולות לקדם אותנו מאוד בטווח הרחוק. למשימות אלו אנו צריכים לתת את הפוקוס כי הרבה פעמים אין להם "סוכן" שיקדם אותם, ואלו דווקא המשימות שכן יקדמו אותנו גם בחיים הפרטיים וגם בעבודה.

אוקי אז מיינתי את המשימות לדחוף פחות ודחוף יותר אבל עדיין קשה לי להניע את עצמי לבצע אותן. כאן נכנסת לפעולה "שיטת האינטרוואלים של אמיר" – ביצוע אינטרוולים של סבב משימות 20 דקות למשימה לפי :

מה עושים עם כל המיילים שמפוצצים לי את התיבה?

ודבר אחרון, אם גם אתם מאלו שפוחדים לצאת לחופשה רק מהפחד מכמות הדואר האלקטרוני שתחכה לכם בנתב"ג, הנה טיפ קטן – דבר ראשון להקדיש זמן מרוכז לקריאת מיילים, דבר שני להשתמש בשיטת DDFF שאומרת כל פעם שפותחים מייל לעשות איתו אחת מ-4 הפעולות הבאות :

DELETE   מחיקה

DO IT  ביצוע מיידי (ולאחר מכן מחיקה או שמירה בתיקייה)

FILE שמירה בתיקייה

FORWARD – FORWARD  לשרגא (עם מעקב)

אמרו כבר ש"זמן הוא חומר החיים". שיהיה לכן (וגם לכם) בהצלחה לחסוך קצת ממנו לדברים המשמעותיים בחיים.

לא רוצה להפסיד אף רשומה?

הצטרפ/י לרשימת התפוצה  שלנו בדף הבית בצד שמאל למעלה או חבב/י את דף הפייסבוק שלנו

Comments

comments

Powered by Facebook Comments