קורה לכם שאתם מרגישים שאין מספיק שעות ביממה? ה-24 שעות העלובות שהקצו לנו ליום פשוט לא תואמות את כמות המשימות שיש בו, מישהו עשה טעות רצינית בחישוב!

גם אני מרגיש ככה, אבל אחרי סמינר ניהול זמן שעברתי (אליו נשלחתי מטעם העבודה) אני מצליח לעשות קצת סדר בכאוס.

אז תנו לי לשתף אתכן קצת ממה שלמדתי שם.

את הסמינר העביר סער פאר מחברת "מגנט" סער הוא מסוג המרצים שיכולים לרתק קהל של 200 איש שסובלים מהפרעות קשב וריכוז למשך 4 שעות רצופות וזה עוד בלי הפסקת קפה באמצע (בלי להגזים).

אז נתחיל, נקודת המוצא שלנו צריכה להיות ש- יש תמיד יותר משימות ממה שאפשר להספיק.

ואנחנו צריכים להשלים עם זה!

אם ככה אך נבדיל בין יום מוצלח יותר למוצלח פחות – פשוט יום אפקטיבי הוא יום שבו הצלחתי לבצע יותר משימות מיום ממוצע שלי .

וכשאנחנו מדברים על "אפקטיביות" צריך להבדיל אותה מ"יעילות" :

אז מה הרבה פעמים קורה כשאנחנו נכנסים ללחץ של זמן?, אנו נופלים ל"אפקט האודרוב" (כמו שסער מכנה אותו, בכלל כל החומר והביטויים הם של סער, אני מציין את זה עכשיו בשביל לא לפתוח סוגריים כל משפט שני (וואוו חתיכת סוגריים פתחתי) )  ואז, במקום לעצור לחשוב ולתכנן את הצעדים הבאים אנו רצים קדימה כמו ילד ג'ינגי בכניסה לאצ'קלונה.

גם אתם מרגישים כך לפעמים?

על מנת לגרום לדברים לקרות צריך להתחיל בעשייה, מה שמכונה "אפקט הדומינו", כדי להפעיל את האפקט יש 2 כלים :

לחלק משימות ארוכות ל- "BABY STEPS"שאלו משימות קטנטנות שדורשות זמן קצר לביצוע 

• למה זה טוב? השגת גמישות – אפשר לבצע חלקים שונים של המשימה בזמנים שונים
•  הנעה עצמית – יותר קל להתחיל שאני חושב על צעד קטן מאשר על משימה  גדולה
•  הפחתת לחץ – אני מתמקד בצעד הנוכחי , אני פחות לחוץ כי אני בתוך העשייה
•  כלים ליצירת BABY STEPS – רשימת מטלות במושגי תפוקה – כתיבת 3 עמודים במסמך לדוגמה.
•  רשימת מטלות במושגי זמן – לבצע משימה מסוימת למשך רבע שעה
•  עיקרון רק עוד 10 דקות – אם אני מתעייף תוך כדי ביצוע לנסות למשוך עוד קצת זמן.

"חישוק עצמי" – עוד כלי רב עוצמה

לייצר מחויבות מול מישהו אחר על השלמת משימה שקודם לכן הייתה רק ביני לבין עצמי. לדוגמה להבטיח לילד שלי שהיום אחרי הגן אני לוקח אותו לסרט – יתהפך העולם ועכשיו אני אבצע את המשימה הזאת. מה שנקרא לסבך את עצמי בעצמי.

למה בעצם אנו דוחים משימות למועד מאוחר יותר? זוהי תגובה המנעותית שמטרתה צמצום תחושת לחץ, שבאופן פרדוקסאלי רק מגבירה את תחושת הלחץ. אפשר ליפול לדחיינות מכמה סיבות:

• משימה גדולה/ לא נעימה, התהליך לא ברור, המטרה לא ברורה.
• הדפוס של הדחיין הסדרתי הוא: נטייה להתחייבות יתר, התמכרות ללחץ, פרפקציוניזם וחשש מכישלון.

מה כן מניע אותנו לפעולה (שלא תמיד בצדק) – בחירת משימות שאהובות עלינו, העדפת משימות קצרות, משימות דחופות, משימות שהתועלת בהן גבוהה.

לפעמים הפיתרון הוא פשוט בקשיש, תשחד את עצמך – "ברגע שאני מסיים לקרוא את הפרק הזה אני מרשה לעצמי קערת גלידה מול הסדרה בנות" (לילך אמרה שזה משהו..)

או עוד שיטה להנעה עצמית היא "fake it until you make it" – להתנהג כאילו יש לי מוטיבציה עד שפתאום הכאילו הופך לבאמת.

ובסופו של דבר לדאוג שלכל יום יהיה משמעות, לשאול את עצמנו מה הצעד הקטן שאני יכול לעשות היום כדי לקדם את המשימה שלי.

גם אתם דוחים משימות לא נעימות? מה השיטות שלכם למלחמה בדחיינות ולניהול זמן נכון? אשמח לשמוע!

• אתם מוזמנים לפוסט ההמשך ניהול זמן- חלק ב' ובו ניישם חלק מהטיפים והשיטות ונלמד על עוד שיטות חדשות להתמודדות עם עומס מיילים ועוד.

Comments

comments

Powered by Facebook Comments